लेखांकन रिकॉर्ड (Accounting Records) में लेनदेन रिकॉर्ड करते समय, लेखाकार (accountant) और मुनीम (bookkeeper) डेबिट (Debit) और क्रेडिट (Credit) की शर्तों का उपयोग करते हैं। प्रत्येक लेन-देन में राशि एक खाते में डेबिट (खाते के बाईं ओर) और दूसरे खाते में क्रेडिट (खाते के दाईं ओर) के रूप में दर्ज की जानी चाहिए। यह दोहरी प्रविष्टि प्रणाली (Double-entry System) लेखांकन रिकॉर्ड और वित्तीय विवरणों में सटीकता प्रदान करती है
Debit क्या है?
एक डेबिट (Debit) एक लेखा प्रविष्टि (Accounting Entry) है जो या तो एक परिसंपत्ति (Assets) या व्यय खाते (Expenses Account) को बढ़ाता है, या एक देयता (Liability) या इक्विटी खाते ( Equity Account) को घटाता है। यह एक लेखा प्रविष्टि में बाईं ओर स्थित है। जर्नल प्रविष्टियों में (Journal entries), एक डेबिट (Debit) को संक्षिप्त नाम "Dr" के साथ दर्शाया जा सकता है। डेबिट(Debit) का उल्टा क्रेडिट (Credit) होता है।
Credit क्या है?
एक क्रेडिट (Credit) एक लेखा प्रविष्टि (Accounting Entry) है जो या तो देयता (Liabilities) या इक्विटी खाते (Equity Accounts) को बढ़ाता है, या किसी परिसंपत्ति (Assets) या व्यय खाते (Expense Account) को घटाता है। यह एक लेखा प्रविष्टि (Accounting Entry) में दाईं ओर स्थित है। T खाते के दाईं ओर एक क्रेडिट (Credit) दर्ज किया जाता है।डेबिट (Debit) और क्रेडिट (Credit) का उपयोग
दोहरी प्रविष्टि प्रणाली (Double Entry System) में एक लेनदेन (Transaction) को दो खातों (Accounts) में दर्ज किया जाता है। एक खाते से डेबिट (Debit) किया जाता है और दूसरे खाते में क्रेडिट (Credit) किया जाता है। लेन-देन में शामिल खातों की संख्या की कोई ऊपरी सीमा नहीं है - लेकिन न्यूनतम दो खातों से कम नहीं है। किसी भी लेन-देन के लिए डेबिट (Debit) और क्रेडिट (Credit) का योग हमेशा एक दूसरे के बराबर होना चाहिए। यदि कोई लेन-देन संतुलन में नहीं होता, तो वित्तीय विवरण (Financial Statements) बनाना संभव नहीं होता। इस प्रकार, दो-स्तंभ लेनदेन रिकॉर्डिंग (Two-column transaction recording) प्रारूप में डेबिट (Debit) और क्रेडिट (Credit) का उपयोग लेखांकन सटीकता (accounting accuracy) पर सभी नियंत्रणों में सबसे आवश्यक है।खाता (Account) क्या है?
एक कंपनी के संगठित वित्तीय डेटा (Organized Financial Data) को रखने के लिए, एकाउंटेंट (Accountant) ने एक ऐसी प्रणाली विकसित की जो लेनदेन (Transaction) को रिकॉर्ड में सॉर्ट करती है जिसे खाते (Accounts) कहा जाता है। जब किसी कंपनी की लेखा प्रणाली (Accounting System) स्थापित की जाती है, तो कंपनी के लेन-देन (Transaction) से प्रभावित होने वाले खातों (Accounts) की पहचान की जाती है और उन्हें सूचीबद्ध (enlisted) किया जाता है। इस सूची को कंपनी के खातों के चार्ट (Chart of Account) के रूप में जाना जाता है। किसी कंपनी के आकार और उसके व्यवसाय संचालन की जटिलता के आधार पर, खातों का चार्ट तीस खातों या हजारों के रूप में सूचीबद्ध(enlisted) हो सकता है। एक कंपनी अपनी जरूरतों को पूरा करने के लिए अपने खातों के चार्ट को तैयार कर सकती है।
डेबिट (Debit) और क्रेडिट (Credit) नियम
डेबिट (Debit) और क्रेडिट (Credit) के उपयोग को नियंत्रित करने वाले नियम नीचे दिए गए हैं।
डेबिट बैलेंस (Debit Balance) में परिवर्तन
आम तौर पर डेबिट बैलेंस (Debit Balance) वाले खातों में, जब डेबिट बैलेंस (बाईं ओर कॉलम) में राशि जोड़ी जाती है, तो खाते में राशि भी बढ़ जाती है। इसी प्रकार जब उस खाते के जमा शेष (Credit Balance) में कोई राशि जोड़ी जाती है तो उस खाते की राशि घट जाती है। जिन खातों पर यह नियम लागू होता है जैसे खर्च (Expenses), संपत्ति (Assets) और लाभांश (Profit)।
क्रेडिट बैलेंस (Credit Balance) में बदलाव
आम तौर पर जिन खातों में क्रेडिट बैलेंस (Credit Balance) होता है, जब राशि को क्रेडिट बैलेंस (Credit Balance)(दाईं ओर कॉलम) में जोड़ा जाता है, तो खाते में राशि भी बढ़ जाती है। इसी प्रकार, जब उस खाते के डेबिट शेष (Debit Balance) में कोई राशि जोड़ी जाती है, तो उस खाते की राशि घट जाती है। जिन खातों पर यह नियम लागू होता है जैसे देनदारियां (Liablities), राजस्व (Revenue) और इक्विटी (Equity)।
कुल (Total) मिलान होना चाहिए
लेन-देन (Transaction) में डेबिट की कुल राशि (Total amount of Debit) क्रेडिट की कुल राशि (Total amount of Credit) के बराबर होनी चाहिए। अन्यथा, एक लेखा लेनदेन (A Accounting Transaction) को असंतुलित कहा जाता है, और लेखा सॉफ्टवेयर (Accounting Software) द्वारा स्वीकार नहीं किया जाएगा।
सामान्य लेखा लेनदेन में डेबिट और क्रेडिट
निम्नलिखित बुलेट बिंदु अधिक सामान्य व्यापारिक लेनदेन में डेबिट और क्रेडिट के उपयोग पर ध्यान देते हैं:
- नकद बिक्रि: कैश अकाउंट (Cash Account) डेबिट (Debit) होगा | बिक्री खाता (Sales Account) (राजस्व खाता(Revenue Account)) क्रेडिट (Credit) होगा। (उपर्युक्त बिंदु में नकद (Cash) एक वास्तविक खाता (Real Account) है, इसलिए "डेबिट (Debit) जो आता है" नियम लागू होगा। बिक्री या राजस्व खाता (Sales or Revenue Account) एक नाममात्र खाता (Nominal Account) है, इसलिए "सभी लाभ (Profit) और आय (Income) क्रेडिट (Credit) हैं" नियम का उपयोग किया जाएगा।)
- उधार बिक्री: देनदार खाता (Debtors Account) (खाता प्राप्य(Accounts Receivable)) डेबिट (Debit) होगा | बिक्री खाता (Sales Account) (राजस्व खाता Revenue Account)) क्रेडिट (Credit) किया जाएगा। (उपरोक्त बिंदु में देनदार खाता (Debtor Account) व्यक्ति (Person) से संबंधित व्यक्तिगत खाता (Personal Account) है, इसलिए "प्राप्तकर्ता (Receiver) को डेबिट (Debit) करें" नियम लागू होगा। बिक्री या राजस्व खाता (Sales or Revenue Account) एक नाममात्र खाता (Nominal Account) है, इसलिए "सभी लाभ और आय (Profit or Income) क्रेडिट (Credit) हैं" नियम उपयोग किया जाएगा।)
- प्राप्य खातों (Account Receivable) के भुगतान (Payment) में नकद प्राप्त (Cash Received) हुआ: नकद खाता (Cash Account) डेबिट (Debit) होगा | खाता प्राप्य (Account Receivable) क्रेडिट (Credit) हो जाएगा। (उपर्युक्त बिंदु में नकद एक वास्तविक खाता है, इसलिए "डेबिट जो आता है" नियम लागू होगा। प्राप्य खाता एक व्यक्तिगत खाता है, इसलिए "क्रेडिट द गिवर" नियम लागू किया जाएगा।)
- आपूर्तिकर्ता (Supplier) से नकदी (Cash) के लिए आपूर्तियां (Supply) खरीदें: आपूर्ति व्यय खाते (Supplier Expenses Accounts) को डेबिट (Debit) किया जाएगा, और नकद खाता (Cash Account) क्रेडिट (Credit) होगा। (उपर्युक्त बिंदु में आपूर्ति व्यय खाता (Supplier Expenses Account) नाममात्र खाता (Nominal Account) है, इसलिए "सभी आय और व्यय खाता (Profit and Expenses) डेबिट (Debit)" नियम लागू किया जाएगा। नकद (Cash) एक वास्तविक खाता (Real Account) है इसलिए "क्रेडिट (Credit) जो बाहर जाता है" नियम लागू किया जाएगा।
- उधार (Credit) में आपूर्तिकर्ता (Supplier) से आपूर्ति (Supply) खरीदें: आपूर्ति व्यय खाता (Supplier Expenses Account) डेबिट (Debit) होगा | खाता देय या लेनदार खाता (Accounts Payable or Creditors Account) क्रेडिट (Credit) होगा। (उपर्युक्त बिंदु में आपूर्ति व्यय खाता (Support Expenses Account) नाममात्र खाता (Nominal Account) है, इसलिए "सभी आय और व्यय खाता (Income and Expenses) डेबिट (Debit)" नियम लागू किया जाएगा। खाता देय या लेनदार खाता (Accounts Payable or Creditor Account) व्यक्तिगत खाता (Personal Account) है, इसलिए "क्रेडिट (Credit) देने वाले नियम लागू होंगे।)
(डेबिट और क्रेडिट की बेहतर समझ के लिए आपको एकाउंटिंग के गोल्डन रूल्स को समझने की जरूरत है।)